Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE) merupakan program penyelenggaraan tata persuratan untuk lingkungan kedinasan atau instansi pemerintah dalam rangka reformasi birokrasi. Dalam hal ini, Pemerintah melalui Kementerian Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi telah mengeluarkan Peraturan No.06 Tahun 2011 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas Elektronik diInstansi Pemerintah sebagai acuan penyelenggaraan dan pengaplikasian tata persuratan kedinasan secara elektronik guna mendukung kelancaran penyelenggaraan pemerintahan yang efektif dan efisien.
Penyelenggaraan TNDE ini dilandasi oleh kenyataan:
- Munculnya tuntutan dan harapan masyarakat agar terwujudnya sistem pengelolaan administrasi pemerintahan berdasarkan komitmen good governance.
- Perubahan lingkungan strategisdan kemajuan teknologi yang telah mendorong aparatur pemerintah untuk mengantisipasi paradigma baru melalui upaya peningkatan kinerja birokrasi dan perbaikan pelayanan.
- Pemanfaatan kemajuan teknologiinformasi dapat meningkatkan hubungan antara pemerintah dengan pihak-pihak terkait dalam bentuk pola hubungan yang lebih berorientasi pada optimasi,keterbukaan, kecepatan, dan ketepatan pengelolaan dan pelayanan.
Sasaran yang ingin dituju dengan dikeluarkannya Pedoman Umum Tata Naskah Dinas Elektronik adalah:
- Aplikasi berbasis web dan terpusat, tidak harus diinstal ditiap komputer
- Tampilan responsive mengikuti ukuran layar, cocok untuk pengguna smartphone atau tablet.
- Kemudahan pencatatan surat masuk dan surat keluar.
- Dapat mendisposisikan surat ke bagian terkait.
- Dapat memberikan respon/jawaban suatu disposisi.
- Agenda surat yang dapat ditampilkan harian, bulanan atau tahunan.
- Notifikasi penerimaan surat dan naskah dinas.
- Penomoran surat otomatis.
- Dapat menyimpan file hasil scan dari surat fisik.
- Dapat di expor ke file excel untuk kemudahan backup.
- Penghematan tempat penyimpanan arsip
- Mempercepat waktu pencarian surat dan naskah dinas.
- Mengurangi resiko kehilangan surat dan naskah dinas.
- Kemudahan pengendalian surat dan naskah dinas.
- Kemudahan pelacakan keberadaan dan status surat atau naskah dinas (Tracking Surat)
- Dapat menambah, mengubah dan menghapus user dan manajemen user role yang menggunakan aplikasi.
- Tersedia log histori pemakaian aplikasi.
Sedangkan manfaat yang dapat diharapkan dari penyelenggaraan tata naskah dinas secara elektronik tersebut adalah:
- Terwujudnya percepatan e-Government yang akan mendukung terciptanya tata kelola pemerintahan yang baik dengan memanfaatkan teknologi informasi.
- Terwujudnya efektifitas dan efisiensi penyelenggaraan pemerintahan yang akan memberikan manfaat berupa penghematan sumber daya seperti tenagakerja, kertas, waktu, dan biaya. Efektifitas dan efisiensi pekerjaan dapat dicapai dengan tersampaikannya informasi naskah dinas secara langsung atau informasi lainnya.
- Terwujudnya percepatan reformasi birokrasi.
- Terciptanya koordinasi, integrasi, sinkronisasi, dan simplifikasi antar instansi pemerintah.
- Kemudahan dalam pengelolaan dan penggunaan dokumen naskah dinas.
Screen Shot Aplikasi TNDE
